Etapas para cada tipo de proyecto de sistemas de información II_1
Otro punto importante, una vez iniciado el kick-off es el «fasear» el proyecto.
En la entrada anterior de esta sección comentábamos la necesidad de que en el momento del arranque se dejen claras y consensuadas entre cliente y proveedor una serie de cuestiones, de ellas ya hemos visto la importancia de tener definidos los equipos de trabajo. Otra de las cosas importantes que se deben haber hablado en el kick-off de arranque es la metodología a utilizar.
En lo concerniente a las metodologías de implantación de proyectos IT hay un aspecto en el que toda la bibliografía existente coincide, la necesidad de «fasear» una implantación. Es decir, crear todas las fases que requiera el proyecto, las justas y necesarias, no debemos pasarnos ni por defecto ni por exceso. Y esto es bueno para el proyecto, tanto para el cliente como para el proveedor.
Recomendaciones a la hora de crear las fases para cada Proyecto
A la hora de crear estas fases para cada proyecto deberíamos tener en cuenta una serie de recomendaciones:
1. Lo primero a tener en cuenta es la definición del proyecto: si podemos conseguir que el proyecto sea lo menos abstracto posible más fácil nos será poder elaborar las diversas fases. Por ejemplo, que un proyecto sea «Implementación de un S.I. en todas las áreas de gestión de una empresa va a dificultar mucho el separar las diversas fases, lo ideal sería acotar las áreas de actuación y para cada una separaríamos aquello que hay que analizar, parametrizar, formar, validar… No se puede implementar «todo a la vez».
2. Si se va a implementar un S.I. nuevo en la empresa hay que tener en cuenta que los requisitos que se le exigirán a la nueva herramienta no serán los mismos antes de empezar con el nuevo sistema que después de estar trabajando un tiempo con él, las cosas no se ven igual. Esto supone que habrá requerimientos que pasarán de ser imprescindibles en un primer momento a no ser tan importantes al final porque existen las suficientes alternativas en el nuevo sistema que solucionan las necesidades («lo hace de otra manera»). Esta circunstancia hay que tenerla en cuenta e introducir alguna fase de revisión de las anteriores en algún momento de la implantación o, por ejemplo, introducir varias fases de personalizaciones a distintos niveles de «importancia» y/o «urgencia».
3. Las fases han de estar totalmente consensuadas entre cliente y proveedor.
4. Para cada fase debemos:
a. Documentar el alcance y objetivos de cada una de ellas y su contenido.
b. La planificación y valoración económica de cada fase.
c. Qué consecuencias tiene sobre las fases siguientes cada cosa que tengamos que hacer en la precedente, de esta manera se tendrán más en cuenta esas cosas que no podemos dejar sin resolver adecuadamente en las fases anteriores.
d. Los recursos que participarán en cada fase.
e. Es muy importante que quede constancia escrita en cada fase de cada paso y que esta constancia esté consensuada y aceptada por las partes implicadas. Esto permite ir certificando el avance del Proyecto y ayuda a resolver las incidencias que puedan surgir antes de pasar a las siguientes fases.
Conclusión a la hora de gestionar un proyecto de sistemas de información
Y con todo esto claro…empecemos, ¿Cómo nos enfrentamos a esa hoja en blanco en la que se supone que deben quedar plasmadas esas dichosas fases tan importantes para la consecución del éxito en la implantación de ese ERP en mi empresa?. La contestación es más fácil de lo que parece…»otros habrán tenido la misma necesidad y habrán encontrado soluciones», pues sí, y esas soluciones se han plasmado en la elaboración de una metodología de Implantación de un S.I. En nuestra exposición vamos a seguir una de estas metodologías, concretamente la metodología sure step recomendada por Microsoft. Os esperamos en nuestra próxima entrada.
