Sistema de Información ERP
En una entrada anterior hablamos de lo importante que es disponer de un buen sistema de información, es decir, de lo que se llama un ERP (siglas en inglés de Enterprise Resource Planning cuyo equivalente en castellano sería Sistema de Planificación de Recursos Empresariales), en esta entrada partimos del punto en el que ya tenemos claro que nuestra empresa tiene la necesidad de mejorar su ERP. El siguiente paso que debemos acometer es aclarar con el equipo directivo los puntos básicos de esta decisión, a saber: qué alcance queremos con esa mejora, qué objetivos nos hemos marcado, también los recursos internos y/o externos que necesitamos (de todo tipo: materiales, económicos y recursos humanos) y el plazo de tiempo que nos marcamos.
Este equipo directivo tiene ante sí una tarea básica para el proyecto, si somos capaces de hacer un planteamiento adecuado de nuestro proyecto estaremos garantizando buena parte del éxito en la implantación y nuestro ERP cumplirá nuestros objetivos iniciales.
Reflexiones que nos posicionarán mejor antes del reto
• Un error bastante habitual es pensar que los objetivos de las personas que participarán desde la parte del cliente y las que participarán desde la parte del proveedor son totalmente diferentes, es más, contrarios u opuestos. Nada más lejos de la realidad, ambos quieren que el proyecto se realice, que sea con el alcance necesario y en los términos de tiempo y costes previstos. Seguro que ninguna persona del proyecto quiere cargarse de problemas por no alcanzar esos objetivos. Como esta es una verdad incuestionable la consecuencia es evidente: es mucho más provechoso trabajar en equipo compartiendo y controlando los objetivos y riesgos del proyecto.
• Sea el proveedor un tercero o sea interno (nuestro propio equipo de desarrollo) el cliente debe transmitir el máximo de información posible de forma ordenada, concreta y clara, es necesario desmenuzar nuestras necesidades describiendo con el máximo detalle posible todo el contenido del Proyecto; de la misma manera debe exigir del proveedor toda la información y los pasos necesarios que este estime para la realización del proyecto. Aquí es donde surge la necesidad de que se cree un equipo de proyecto con las dos partes, la del proveedor y la del cliente. Esto es fácilmente entendible si el proveedor es externo, pero ¿es necesario todo esto si dispongo de un departamento de informática capaz de desarrollar e implantar una solución?, sin ningún género de duda, SI, es más que recomendable que, en este caso, dentro de la estructura del cliente se identifiquen los dos equipos: a uno lo trataremos como si fuera un proveedor externo y el otro será el equipo cliente propiamente dicho (este tema del desarrollo propio lo trataremos en una próxima entrada).
• Continuando con la idea del equipo, un componente imprescindible es la figura del Jefe de Proyecto, debemos procurar tener al más adecuado posible, aquel que reúna buena parte de las siguientes características: con tiempo para dedicarle al Proyecto, que tenga experiencia por haber participado directamente en algún Proyecto Informático y que tenga un nivel bastante alto en la jerarquía de la empresa que le permita tener suficiente autonomía en la toma de decisiones. Sí, es cierto, no es tarea fácil, pero ¡cuán importante es!, tanto que de no tenerlo nuestra recomendación es que se busque incluso a un profesional externo con esas cualidades para que ayude en el Proyecto.
• A la hora de alcanzar todos los objetivos comentados (implementación con los alcances debidos, en el tiempo estipulado y con los costes previstos) hay una poderosa herramienta que nos ayudará sobremanera en su consecución: «fasear» el Proyecto. Aunque explicaremos con detalle el porqué de esta afirmación en una entrada monotemática posterior, el hecho de «trocear» el Proyecto en una serie de fases nos permitirá alcanzar nuestros objetivos de forma más fácil, reducir los riesgos del Proyecto y optimizar los recursos.
