Implementar un nuevo Sistema de Información
Una vez nos hemos decidido a realizar la inversión en el Sistema de Información de nuestra empresa nos enfrentamos a todo un reto: enfrontar el proyecto. Antes del arranque de dicho proyecto IT es una exigencia ineludible tener definido el equipo que va a participar en ese arranque. Este equipo debe estar conformado tanto en la parte del proveedor del ERP como del cliente. En este blog pretendemos dar algunas ideas para ayudar a que los proyectos de inversión en S.I. sean lo menos dramáticos posibles siempre desde el punto de vista del cliente, dado que esta figura es quien realmente va a invertir en ese tipo de proyectos. Por lo dicho, ¿qué perfiles son recomendables, cuando no imprescindibles, en el equipo de proyecto del cliente?
Los roles principales con los que debería contar el equipo de proyecto por parte del cliente, con el detalle de las responsabilidades que se le deben exigir y las características o cualidades que deberían tener son (no en todos los proyectos se requerirán en la misma medida, pero las hemos definido en un plano general).
Responsabilidades jefe de proyecto
Máximo responsable del proyecto por parte del cliente ( las responsabilidades están ordenadas por un criterio casi cronológico, desde que empieza un proyecto hasta su finalización):
– Realizar las reuniones de seguimiento tanto con el Equipo del Cliente como con el Jefe del Proyecto del Proveedor.
– Supervisar que el Equipo del Cliente realiza las tareas asignadas en el Proyecto.
– Participar en las sesiones de análisis.
– Revisar el documento resultante del análisis del Proyecto, donde se establecerán todos los hitos del Proyecto.
– Participar en las sesiones de formación a los Responsables de Área.
– Recoger todas las problemáticas que vayan surgiendo durante el Proyecto y mediar en los conflictos que puedan surgir entre los Equipos del Cliente y del Proveedor.
– Tiene por misión asegurar que los intereses generales del Proyecto priman sobre los intereses departamentales.
Cualidades jefe de proyecto
– Debe tener un nivel jerárquico dentro de la empresa lo suficientemente elevado para poder liderar el proyecto y poder tomar decisiones relacionadas con los procesos empresariales.
– Debe ser capaz de ver el proyecto en su totalidad, no sólo desde algún área en concreto.
– Debe tener conocimiento, por tanto, de todas las áreas y procesos de la compañía.
A nivel personal:
– Debe tener capacidad resolutiva: muchas decisiones necesitan una respuesta rápida y ágil.
– Debe ser extrovertido y comunicativo: con estas capacidades será capaz de aunar a todas las personas implicadas en el proyecto.
Responsabilidades Responsable de departamento o de área
– Realizar las reuniones de seguimiento con el Jefe del Proyecto del Cliente.
– Participar en las sesiones de análisis relacionadas con su departamento.
– Revisar y confirmar los hitos establecidos en el proyecto relacionados con su departamento.
– Asegurarse de que se realizan adecuadamente las tareas asignadas a su departamento relacionadas con el proyecto.
– Participar en la formación junto al resto de responsables de departamento implicados.
– Recoger todas las problemáticas que vayan surgiendo durante el Proyecto y mediar en los conflictos que puedan surgir entre los usuarios de su departamento.
Cualidades Responsable de departamento
– Debe tener un nivel jerárquico dentro del departamento lo suficientemente elevado para representarlo totalmente en el proceso de implantación.
– Debe tener amplios conocimientos (con el mayor detalle posible) de los procesos que afectan a ese departamento en concreto.
A nivel personal:
– Debe tener capacidad resolutiva para resolver de forma ágil los temas que afecten a su departamento.
– Deber ser extrovertido y comunicativo: para poder gestionar con los usuarios finales las situaciones que se produzcan durante la implantación del proyecto.
