¿Qué tener en cuenta en un proyecto de implantación de ERP?
A la hora de seleccionar un nuevo sistema de gestión para la empresa, normalmente solemos fijarnos principalmente en la inversión económica a realizar. Sin embargo, en muchas de las ocasiones, no tenemos en cuenta información de vital importancia para tomar una correcta decisión:
– Hemos seleccionado un ERP o simplemente un programa de gestión enlazado con uno contable.
– Este software es propietario de la empresa con la que contrato o dispongo de posibilidad de cambio de proveedor sin necesidad de cambiar de programa. Por ejemplo, todos los ERP reconocidos a nivel mundial disponen de diversos partners en España que implantan dicha solución.
– Qué incluyen los servicios de implantación. Cada empresa es única. ¿Me incluyen servicios de consultoría para entender mi negocio y mis objetivos como empresa o simplemente varias sesiones de formación de usuario?
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Determinar el beneficio que origina la implantación de un ERP es bastante complejo, sobre todo, si atendemos a la multitud de factores que influyen.
Gastos en inversión relativamente sencillos de calcular
– Valor de las licencias.
– Valor de los servicios.
– Valor de la infraestructura necesaria.
– Inversión anual en contrato de mantenimiento.
– Recursos humanos de la empresa que implicamos en el proyecto.
– Incidencias durante la implantación,….
Sin embargo, es más complicado el cálculo de los beneficios que va a aportar un cambio en el sistema de información de la empresa.
Beneficios tangibles e intangibles
Los beneficios tangibles son aquellos que podremos percibir de forma precisa, y por tanto, calcular en función de hora hombre por su coste:
– Eliminación de tareas repetitivas mediante la aplicación de procesos optimizados a nuestro negocio, reduciendo el tiempo invertido en la realización de la tarea.
– Reducción de incidencias y errores.
– Procesos automatizados.
– Eliminación de procesos realizados en herramientas externas al ERP.
– Integración con herramientas ofimáticas, que mejoran la productividad de los usuarios.
– Navegabilidad documental, lo que reduce el tiempo invertido en búsquedas.
– Mejoras en el control de inventarios, lo que incrementa una mejor capacidad financiera.
– Control efectivo de la tesorería.
Los beneficios intangibles son aquellos que tienen un factor subjetivo. Sin embargo, son los que incrementan sustancialmente el ROI del proyecto de cambio de ERP:
– Mejora en la imagen corporativa de la empresa, lo que incrementará los ingresos de la organización.
– Seguridad, tanto en la información que el ERP proporciona para la toma de decisiones tanto externa como interna: roles por usuario, restricción de acceso a datos sensibles,…
– Auditoria de procesos.
– Mejor seguimiento del cliente.
– Reducción de los costes por una optimización de los procesos de negocio.
Cuanto más concretos seamos a la hora de analizar estos últimos beneficios, más exacto será el cálculo del ROI de la implantación de un ERP.