¿Qué tener en cuenta en un proyecto de implantación de ERP?

A la hora de seleccionar un nuevo sistema de gestión para la empresa, normalmente solemos fijarnos principalmente en la inversión económica a realizar. Sin embargo, en muchas de las ocasiones, no tenemos en cuenta información de vital importancia para tomar una correcta decisión:

– Hemos seleccionado un ERP o simplemente un programa de gestión enlazado con uno contable.

– Este software es propietario de la empresa con la que contrato o dispongo de posibilidad de cambio de proveedor sin necesidad de cambiar de programa. Por ejemplo, todos los ERP reconocidos a nivel mundial disponen de diversos partners en España que implantan dicha solución.

– Qué incluyen los servicios de implantación. Cada empresa es única. ¿Me incluyen servicios de consultoría para entender mi negocio y mis objetivos como empresa o simplemente varias sesiones de formación de usuario?

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Determinar el beneficio que origina la implantación de un ERP es bastante complejo, sobre todo, si atendemos a la multitud de factores que influyen.

Gastos en inversión relativamente sencillos de calcular

– Valor de las licencias.

– Valor de los servicios.

– Valor de la infraestructura necesaria.

– Inversión anual en contrato de mantenimiento.

– Recursos humanos de la empresa que implicamos en el proyecto.

– Incidencias durante la implantación,….

Sin embargo, es más complicado el cálculo de los beneficios que va a aportar un cambio en el sistema de información de la empresa.

Beneficios tangibles e intangibles

Los beneficios tangibles son aquellos que podremos percibir de forma precisa, y por tanto, calcular en función de hora hombre por su coste:

– Eliminación de tareas repetitivas mediante la aplicación de procesos optimizados a nuestro negocio, reduciendo el tiempo invertido en la realización de la tarea.

– Reducción de incidencias y errores.

– Procesos automatizados.

– Eliminación de procesos realizados en herramientas externas al ERP.

– Integración con herramientas ofimáticas, que mejoran la productividad de los usuarios.

– Navegabilidad documental, lo que reduce el tiempo invertido en búsquedas.

– Mejoras en el control de inventarios, lo que incrementa una mejor capacidad financiera.

– Control efectivo de la tesorería.

Los beneficios intangibles son aquellos que tienen un factor subjetivo. Sin embargo, son los que incrementan sustancialmente el ROI del proyecto de cambio de ERP:

– Mejora en la imagen corporativa de la empresa, lo que incrementará los ingresos de la organización.

– Seguridad, tanto en la información que el ERP proporciona para la toma de decisiones tanto externa como interna: roles por usuario, restricción de acceso a datos sensibles,…

– Auditoria de procesos.

– Mejor seguimiento del cliente.

– Reducción de los costes por una optimización de los procesos de negocio.

Cuanto más concretos seamos a la hora de analizar estos últimos beneficios, más exacto será el cálculo del ROI de la implantación de un ERP.