Elaborar un Proyecto de Implementación de un Sistema de Información

En nuestro camino hacia la implementación de un nuevo sistema de información o la mejora del existente ya hemos dado algunos pasos: reconocer la necesidad de la empresa de una mejora o cambio, aclarar los objetivos, recursos y tiempo para la puesta en marcha. Con todas estas ideas claras y antes de elaborar un Proyecto de Implementación de un Sistema de Información debemos barajar qué opciones se nos presentan: nos dedicamos a analizar las soluciones informáticas que existen en el mercado o vemos si tenemos suficientes recursos propios para desarrollar e implantar una solución propia.

Antes de seguir leyendo debo indicar que estas líneas las escribe una persona ligada personal y profesionalmente a una empresa, Gregal Soluciones Informáticas S.L., cuya visión y misión reside en ofrecer soluciones verticales para la gestión de las empresas. Por tanto, aunque los razonamientos que vienen a continuación son lo más objetivos posibles no están exentos de una lectura partidista.

A nuestro modo de ver un desarrollo a medida no es la primera opción que se debería plantear: hoy en día existen soluciones informáticas para todo tipo de empresas y dentro de esta para cada área de negocio, de hecho, solo el 21 % de las empresas que optan por implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a medida, el 79 % restante se inclina por un ERP estándar. Eso no es incompatible con el hecho que, en este segundo caso, se desarrollen funcionalidades o módulos sobre estas plataformas para completar la solución, de hecho esta es una exigencia hacia ese ERP estándar, que se pueda personalizar, un buen ejemplo de ERP estándar mundialmente implantado y que admite personalizaciones importantes lo tenemos en el producto Microsoft Dynamics NAV.

Aunque son muchos los parámetros en los que basarnos para analizar los pros y contras de una opción u otra (confianza en el desarrollo, coste de las licencias, coste de mantenimiento, coste y tiempo de implementación, tiempo de selección, coste de actualización, funcionalidad más o menos ajustada, soporte, infraestructura necesaria…).

Hay tres que marcan la diferencia a favor de un ERP estándar

• Un desarrollo a medida supone que todo el proceso de ajuste lo sufre únicamente tu empresa: hay que probarlo todo, rectificar aquello que no funciona, volver a probar, son procesos cíclicos.

• Ante un cambio legislativo o tecnológico, un desarrollo a medida supone la repetición de esos procesos cíclicos que comentábamos en el punto anterior: desarrollo, prueba, ajustes…

• Finalmente, si alguien nos hace ese desarrollo a medida, dependemos de ese alguien, sea una empresa externa o personal propio, ¿y si esa empresa cierra? ¿y si no me da buen servicio postventa? ¿y si desaparece la persona?.

Evidentemente, con un ERP estándar las tres incógnitas que hemos planteado se despejan favorablemente para la empresa.

Finalmente, con estas palabras no queremos decir que un ERP propio sea totalmente desechable, siempre habrá determinadas circunstancias que lo aconsejen, enumeramos las más objetivas:

• Que la empresa en cuestión realice una actividad muy específica para la que no se haya adaptado ningún ERP.

• Que la empresa decida mantener a toda costa sus procedimientos «muy particulares» y, por tanto, no esté dispuesta a adaptarse a métodos más estandarizados.

• Por supuesto, siempre que se cuente con un equipo de desarrollo fuerte y fiable.

Sistema de Información ERP

En una entrada anterior hablamos de lo importante que es disponer de un buen sistema de información, es decir, de lo que se llama un ERP (siglas en inglés de Enterprise Resource Planning cuyo equivalente en castellano sería Sistema de Planificación de Recursos Empresariales), en esta entrada partimos del punto en el que ya tenemos claro que nuestra empresa tiene la necesidad de mejorar su ERP. El siguiente paso que debemos acometer es aclarar con el equipo directivo los puntos básicos de esta decisión, a saber: qué alcance queremos con esa mejora, qué objetivos nos hemos marcado, también los recursos internos y/o externos que necesitamos (de todo tipo: materiales, económicos y recursos humanos) y el plazo de tiempo que nos marcamos.

Este equipo directivo tiene ante sí una tarea básica para el proyecto, si somos capaces de hacer un planteamiento adecuado de nuestro proyecto estaremos garantizando buena parte del éxito en la implantación y nuestro ERP cumplirá nuestros objetivos iniciales.

Reflexiones que nos posicionarán mejor antes del reto

• Un error bastante habitual es pensar que los objetivos de las personas que participarán desde la parte del cliente y las que participarán desde la parte del proveedor son totalmente diferentes, es más, contrarios u opuestos. Nada más lejos de la realidad, ambos quieren que el proyecto se realice, que sea con el alcance necesario y en los términos de tiempo y costes previstos. Seguro que ninguna persona del proyecto quiere cargarse de problemas por no alcanzar esos objetivos. Como esta es una verdad incuestionable la consecuencia es evidente: es mucho más provechoso trabajar en equipo compartiendo y controlando los objetivos y riesgos del proyecto.

• Sea el proveedor un tercero o sea interno (nuestro propio equipo de desarrollo) el cliente debe transmitir el máximo de información posible de forma ordenada, concreta y clara, es necesario desmenuzar nuestras necesidades describiendo con el máximo detalle posible todo el contenido del Proyecto; de la misma manera debe exigir del proveedor toda la información y los pasos necesarios que este estime para la realización del proyecto. Aquí es donde surge la necesidad de que se cree un equipo de proyecto con las dos partes, la del proveedor y la del cliente. Esto es fácilmente entendible si el proveedor es externo, pero ¿es necesario todo esto si dispongo de un departamento de informática capaz de desarrollar e implantar una solución?, sin ningún género de duda, SI, es más que recomendable que, en este caso, dentro de la estructura del cliente se identifiquen los dos equipos: a uno lo trataremos como si fuera un proveedor externo y el otro será el equipo cliente propiamente dicho (este tema del desarrollo propio lo trataremos en una próxima entrada).

• Continuando con la idea del equipo, un componente imprescindible es la figura del Jefe de Proyecto, debemos procurar tener al más adecuado posible, aquel que reúna buena parte de las siguientes características: con tiempo para dedicarle al Proyecto, que tenga experiencia por haber participado directamente en algún Proyecto Informático y que tenga un nivel bastante alto en la jerarquía de la empresa que le permita tener suficiente autonomía en la toma de decisiones. Sí, es cierto, no es tarea fácil, pero ¡cuán importante es!, tanto que de no tenerlo nuestra recomendación es que se busque incluso a un profesional externo con esas cualidades para que ayude en el Proyecto.

• A la hora de alcanzar todos los objetivos comentados (implementación con los alcances debidos, en el tiempo estipulado y con los costes previstos) hay una poderosa herramienta que nos ayudará sobremanera en su consecución: «fasear» el Proyecto. Aunque explicaremos con detalle el porqué de esta afirmación en una entrada monotemática posterior, el hecho de «trocear» el Proyecto en una serie de fases nos permitirá alcanzar nuestros objetivos de forma más fácil, reducir los riesgos del Proyecto y optimizar los recursos.