Como gestionar un Proyecto de Sistema de Información I
En las entradas previas en esta sección del blog hemos analizado algunos aspectos previos al momento en el que arranca un proyecto de IT en nuestra empresa. En esta entrada y en las siguientes pasamos ese punto crítico, y entramos en el arranque.
Nace el proyecto, ¿cuál sería el primer paso?. Sin lugar a dudas «la reunión de arranque» o, en la nomenclatura anglosajona «el Kick off» del proyecto, término cada vez más usado en el ámbito empresarial. Si hablamos de gestión de proyectos el Kick off, es la reunión primera entre las diferentes personas involucradas en un proyecto, tanto por la parte del cliente como del proveedor.
El Objetivo de este encuentro, si nos posicionamos en el lado del cliente, sería la de asegurarnos de que la información primordial del proyecto queda claramente establecida, el proveedor nos ha de convencer de que tiene todos los aspectos controlados, ¿y cuáles son esos aspectos que han de quedar claros desde el primer momento?
- Debe reflejar toda la información manejada hasta el momento en dicho proyecto, inclusive la del periodo de preventa.
- Debe contener aspectos clave como: los equipos de trabajo, metodología de implantación, objetivos del proyecto y planificación del mismo.
• En cuanto a los equipos de trabajo:
- Debe dársele la importancia que merece este apartado, hacer hincapié en la implicación necesaria de los participantes sin la cual el proyecto no saldrá.
- Deben dejarse claro tanto los perfiles necesarios para ese proyecto en concreto como, a ser posible, las personas concretas que desarrollarán cada una de las tareas a realizar y las responsabilidades de cada uno de ellos.
Metodología a seguir en un proyecto de información
• Es muy importante marcar las etapas y los hitos del proyecto.
• Dentro de estas etapas deben reflejarse, como mínimo en esta primera reunión, las etapas de:
- Formación a los responsables de departamento o de área.
- Etapa de análisis.
• El alcance y objetivos del proyecto deben ser comunes para proveedor y cliente: todos ganan si la implantación se realiza en los tiempos y costes inicialmente estimados.
• Planificación del proyecto: en este apartado se resumen todos los aspectos anteriores, se ponen fechas a todos los aspectos anteriores, quién dará qué paso y cuándo. La planificación debe ir acompañada de un seguimiento adecuado que nos garantice que no nos desviamos de los objetivos marcados. Evidentemente en esta primera reunión no se puede exigir una planificación definitiva, con una aproximada que podamos reajustar nos servirá.
Si alguno de los aspectos anteriores no quedara suficientemente claro hay que exigir del Jefe de Proyecto del proveedor que lo aclare y nos den respuesta a cada uno de ellos. Si fuera necesario, dependiendo de la importancia de los aspectos que no han quedado claros, se debería exigir repetir ese Kick-Off.
A modo de recomendación, de cara a remarcar la importancia que tiene para el cliente ese proyecto de inversión, se podría plantear una reunión adicional con aquellas personas de su organización de las cuales sea necesaria su implicación: la dirección de la empresa y los jefes del proyecto deben orientar esta reunión para que los empleados se sientan partícipes e informados del proyecto, consiguiendo con ello una mejor colaboración.
