Continuamos hablando de la Gestión de un Proyecto
En la entrada anterior hemos hablado de lo importante que es fasear un proyecto: hemos llegado a establecer las etapas que va a tener un proyecto de implantación de un S.I. ¿y ahora, cómo sabremos si va bien o no esa implantación, cómo sabremos si se están cumpliendo los objetivos en tiempo y forma o nos vamos desviando de las previsiones?
En esta entrada vamos a tratar de dar respuesta a esta importante inquietud, para ello hablaremos de conceptos relacionados con el control y seguimiento del proyecto, como son los hitos del proyecto y otros pilares sobre los que sustentar ese control.
Aplicando la palabra hito a la gestión de un proyecto de I.T. la podríamos definir como un punto de control de uno de los objetivos que se han establecido previamente en la planificación. Es, por tanto, un punto estratégico del proyecto que debería asegurarnos que tenemos una etapa finalizada correctamente; si recordamos las fases que recomendábamos en la entrada anterior algunos hitos podrían ser (a modo de ejemplo):
1. Documento de Análisis del Proyecto firmado por ambas partes.
2. Aplicación instalada correctamente.
3. Pase de datos finalizados
4. …
5. …
6. …
7. Cierre del Proyecto.
Principales ventajas de marcar estos hitos
• Al proveedor le permite certificar la entrega de los servicios relacionados con cada una de las fases o etapas.
• Al cliente le permite comprobar que se están realizando, por parte del proveedor, cada una de las tareas relacionadas en cada etapa. También le permite el control de que las tareas que él ha asignado a su equipo se están realizando y cómo.
• El control de estos hitos nos permitirá poder reaccionar cuando algo se esté desviando, mucho mejor hacerlo en cada etapa del proyecto que darnos cuenta al final, ¿razonable, verdad?.
• El control de los hitos nos permitirá iniciar o no las siguientes fases: empezar algo que necesita de haber dado por finalizado un proceso anterior sería un problema si no detectáramos que ese proceso previo ha finalizado correctamente o no.
Este concepto de hito y su tratamiento es básico en el control y seguimiento de un proyecto de I.T. Veremos a continuación una recomendación de qué cosas hay que tener presentes a la hora de garantizarnos un mejor control y seguimiento del proyecto, con esta sistemática seguro que nos será más fácil contestarnos a la famosa pregunta de ¿cómo va el proyecto? Consideramos tan importantes estas cuatro recomendaciones que las vamos a denominar pilares del control.
Pilares del Control
1. Primer pilar
Contar con una herramienta de control. Se debe disponer de una sistema de gestión de proyectos que nos permita registrar el máximo número de detalle posible, desde el equipo de trabajo hasta los trabajos asignados a cada uno de ellos. Disponer de esta herramienta ayudará al Jefe de Proyecto a comprobar la situación de todas las etapas junto con sus hitos.
2. Segundo pilar
Reuniones periódicas de seguimiento entre clientes y proveedor. En ellas es donde se ha de revisar o conformar los diversos hitos que se han marcado. Por cierto, no hay que olvidar levantar acta de estas reuniones.
3. Tercer pilar
El equipo del proveedor deber realizar reuniones periódicas de seguimiento, sobre todo para asegurarse de que se van a cumplir los siguientes hitos marcados en el calendario del proyecto. Estas reuniones sirven de prevención y ayudan a rectificar a tiempo si las cosas no van cómo se habían pensado. Un acta de estas reuniones tampoco está de más.
4. Cuarto pilar
La evaluación por parte de los Jefes de Proyecto de toda la información disponible, sobre todo de la información de los tres pilares anteriores. Esto asegurará definitivamente que todo está bajo control.
Conclusión
Si hemos establecido las diferentes etapas de un proyecto (fases), si a estas les superponemos los hitos que consideramos necesarios para el control y seguimos la sistemática de los pilares marcada anteriormente podemos concluir que disponemos de un método para la gestión del proyecto.
