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Completando el post anterior, y ante la recepción de algunas llamadas de clientes preocupados por la seguridad de sus datos y de su empresa con el incremento del teletrabajo entre sus empleados, comentar que debemos reforzar las medidas de seguridad aplicadas en nuestra organización si nos hemos decantado por facilitar el teletrabajo entre nuestros empleados.

Debido a que un incremento en el acceso remoto a los datos va a producir un incremento en la posibilidad de ciberataques, deberemos de incrementar también las barreras a estas amenazas a la seguridad de nuestra empresa.

Para proteger los datos y evitar intrusiones en las redes de nuestra empresa deberemos tomar medidas como:

• Disponer de una red VPN entre el pc de nuestro usuario y la red corporativa de la empresa.
• Instalar un perimetral que nos permita disponer de un firewall capaz de cifrar, limitar y/o decodificar el tráfico de las comunicaciones entre la red de la empresa e Internet.
• Disponer de un software que controle y gestione las diferentes versiones de nuestro software, así como las vulnerabilidades que dicho sistema puede tener.
• Una buena gestión de contraseñas, con cambios periódicos de las mismas, así como una correcta complejidad en la composición de las mismas.
• Utilizar soluciones de protección en los ordenadores, asegurando la protección del equipo ante posibles amenazas.

Disponer de este tipo de medidas no es un coste para la empresa, sino una inversión. Nos va a prevenir de posibles problemas en el futuro, ahorrándonos tiempo y dinero.

Con la puesta en marcha de estos sistemas de seguridad, estaremos preparados para que nuestros empleados teletrabajen y los datos de nuestra organización estén seguros.

Las organizaciones vemos muy útil la inversión en marketing para conseguir mayores ventas, más clientes, mejores resultados, mejorar nuestra imagen de marca de cara al exterior, … Sin embargo, en muchas ocasiones no prestamos la atención que se merece a nuestro mejor recurso: nuestro personal.

Dentro de la transformación digital que se está produciendo en nuestras organizaciones, me voy a centrar en este post, en la mejora de la comunicación entre la empresa y sus empleados a través del portal del empleado.

Un portal del empleado es una herramienta de comunicación interna de recursos humanos que permite la descentralización de muchas tareas del departamento de personal, haciendo partícipes de las mismas a los propios empleados. Con ello ganamos en agilidad, flexibilidad, eliminación de papel, acceso inmediato a la información, eliminación de errores administrativos, … En definitiva, permite automatizar tareas que aportan poco valor a la empresa.

Implantar un portal del empleado va a permitir:

• Mejorar la autonomía del empleado. Podrá interactuar con la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Centralizar la comunicación entre la empresa y sus trabajadores.
• Reducción del uso del papel: nóminas, solicitudes de vacaciones, permisos, peticiones de recursos y EPI’s,…
• Optimización del tiempo. Unifica la información en una única base de datos, reduciendo la carga administrativa del departamento de RRHH.
• Mejorar el marketing interno sin coste.
• Ayuda en el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.

En varios clientes donde hemos implantado un portal del empleado, el ROI del proyecto ha sido inferior al año. Solo como ejemplo, ¿cuál crees que es el beneficio de eliminar la impresión de 250 nóminas al mes? Enumeremos:

• Folios.
• Tóner.
• Gestiones del personal del departamento de RRHH: preparación, impresión, ensobrado, reparto a los trabajadores, …

Además, hemos de tener en cuenta que un portal del empleado va a permitir la gestión “online” de vacaciones (nos olvidamos de las Excel), permisos, gestión de cursos, datos personales (cambios de domicilio, cuenta bancaria,…), noticias, sugerencias,…

Una correcta política de Transformación Digital comienza por cambiar la comunicación entre la empresa y sus empleados.

Una conversación de ayer con una cliente me ha hecho reflexionar sobre cómo nos ayuda la tecnología a cambiar nuestra forma de trabajar, aunque no nos hayamos dado cuenta. Os hago partícipes de la situación.

Con la crisis del Coronavirus que estamos sufriendo a nivel global, previendo el confinamiento por el Estado de Alarma que al final se produjo, esta cliente me llamó hace quince días para que le propusiéramos una solución de teletrabajo para sus empleados. Por seguridad, comodidad, acceso a la información y flexibilidad les propusimos la instalación de un perimetral para permitir el acceso a algunos trabajadores de administración de la empresa por VPN, así como un plan de Office 365 para poder colaborar y comunicarse entre ellos.

Ayer, como he comentado antes, se puso en contacto conmigo para ampliar estos servicios para todos los trabajadores de administración. El motivo es que ella, con sus nuevas soluciones, era mucho más productiva. Antes trabajaba desde casa con:

• Outlook Web Access (OWA) para el acceso al correo electrónico, pues tenía Microsoft Exchange en local.
• Accedía por escritorio remoto a su portátil de la oficina desde su pc de casa para el acceso al ERP. Quien trabaja de este modo ya conoce de sobra los inconvenientes que ellos tiene, aunque no se dará cuenta hasta que disponga de una solución más avanzada.
• Compartía documentos de ofimática con el resto del departamento a través del email. Imaginaos el “control” de las versiones.
• Se comunicaba con sus compañeros a través a móvil. Que no está mal, pero y cuándo son reuniones a tres.

La conversación psicológicamente me vino muy bien. En estos momentos tan delicados no es fácil que te puedas reír, y lo hicimos en muchas ocasiones. Por otro lado, me percaté que no hace muchos años yo también trabajaba así. Con la evolución tecnológica silenciosa que hemos tenido, no me había percatado del avance en productividad que la tecnología nos ha proporcionado.