La transformación digital está de moda en el mundo tecnológico. Independientemente de los productos y/o servicios que la empresa de tecnología comercializa, todos lo utilizamos como la frase clave a la hora de plantear nuestra propuesta de valor. Gracias a esta “moda”, los decisores de negocio se están interesando por la digitalización de los documentos.
¿De qué estamos hablando?
La cantidad de información generada por las empresas crece de manera exponencial, lo que dificulta la organización, la gestión y la consulta de dicha documentación. De este modo, los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una herramienta cada vez más relevante para las empresas, pues asegura una información organizada y eficiente, favoreciendo la productividad empresarial.
Un plan de digitalización de los documentos de la empresa propicia:
- Acceso inmediato a la información, reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda y consulta del documento.
- Reducción del volumen de documentos archivados, lo que favorece el acceso a la información.
- Minimiza los riesgos de pérdida de información.
- Ahorro de costes (archivar, imprimir, fotocopias, buscar,…)
- Incremento de la productividad de los usuarios, pues agiliza la búsqueda de los documentos.
- Optimización de los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se genera en el mismo.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad y, en concreto, de la GPDR (Reglamento de Protección de Datos Europeo).
Tras analizar en Gregal las necesidades de digitalización de los documentos de las empresas agrarias, comprobamos que el área más relevante de automatización es el proceso de compras, pues alberga el mayor número de documentos en formato papel (ya disponemos para nuestros clientes de un portal de agricultores donde permite el acceso online a los archivos digitales de entradas, liquidaciones, facturas de suministros y servicios,…).
Para esta digitalización del proceso de compras, hemos optado por la integración con nuestras soluciones de otro Add-On de Microsoft Dynamics NAV: Document Capture. Esta solución tiene las siguientes ventajas añadidas:
- Certificada por la AEAT (Agencia Estatal Administración Tributaria).
- Potente OCR (Reconocimiento Ocular de Caracteres) que permite el reconocimiento del texto de un documento en papel o archivo digital.
- Flujo de aprobaciones de documentos de compra.
- Introducción directa de las facturas en Microsoft Dynamics NAV para su contabilización automática.
Si estás pensando en reducir costes, eliminar el registro de datos manuales, y notar un gran crecimiento de beneficios en los procesos, Document Capture es la solución de Dynamics NAV que tu empresa necesita.
